Mødeleder – er du der?

Har du nogensinde lyttet til et symfoniorkester uden en dirigent? Et symfoniorkester bestående af dygtige og højkompetente musikere, som hver især har en klar – og velment – holdning til, hvordan den spillede musik skal lyde. Jeg har aldrig oplevet det, men jeg forestiller mig, at det vil lyde relativt skidt. Måske ligefrem disharmonisk. Er du enig?

De samme musikere med en dirigent kan til gengæld frembringe en harmoni, hvor alle instrumenter understøtter hinanden, så det bliver en fryd for ørerne (hvis man altså er til den slags musik).

Men hvad har et symfoniorkester så med mødeledelse at gøre? Jo, på et godt møde, skal der også være en, der svinger taktstokken. Men jeg oplever desværre, at der er alt for stor usikkerhed om, hvem det så er. Altså, hvem tager ansvaret for, at hver mødedeltager bringes i spil på den rigtige måde, hvor vi understøtter hinanden, så mødet bliver effektivt og en fryd at deltage i for alle os, der gerne vil skabe mest værdi, når vi går på arbejde. Det vender jeg tilbage til om lidt. Men først lidt om mødedeltageren.

 

Få de rigtige med

Som i et symfoniorkester må vi basere os på, at de enkelte mødedeltagere (musikere) hver især er dygtige og relevante for netop det møde, de sidder med til. Hvis ikke, bør de jo ikke spilde deres tid på at deltage i mødet? Forestil dig, at der sidder en dygtig guitarist med en el-guitar i symfoniorkesteret – f.eks. Eric Clapton. Ville du så ikke have en forventning om, at Eric skulle bidrage til et af numrene?

Du kan måske også se for dig, hvad der ville ske for det samlede lydbillede, hvis nu Eric fik en idé om, at han kunne jamme lidt med undervejs i de andre numre, hvor han ikke lige er programsat til? Du kan måske allerede gætte, at jeg gerne vil trække dine tanker hen på de møder, hvor du eller andre faktisk ikke er relevante for det, mødet handler om? Så kommer vi nemt til at jamme lidt med – som Eric – og hvor det ofte blot bliver støj for de andre, og forplumrer både effektiviteten i og resultat af mødet.

Hvis det ikke er de rigtige musikere, der sidder i orkesteret, vil jeg forvente, at dirigenten – altså ham med taktstokken – tager ansvar for at luge ud i deltagerkredsen. Der er ingen grund til, at Eric spilder sin tid på at sidde med uden at have en rolle. Tilsvarende vil jeg forvente, at en mødeleder på forhånd har sørget for, at travle medarbejdere som du og jeg ikke kommer til at spilde vores tid på at deltage i møder, hvor vi ikke har en rolle.

 

Hvem har så taktstokken på møder?

I orkesteranalogien er det tydeligt, hvem der har taktstokken. På møder er det desværre ikke altid lige så klart, bl.a. fordi der er mange betegnelser og forventninger, der ikke bliver sat ord på. Vi bruger f.eks. ofte begreber som:

• Mødeleder, facilitator, dirigent og formand

Men hvor skarpe er vi til at få forventningsafstemt, hvem af mødedeltagerne der svinger taktstokken? Nogle gange tror vi, at der er en anden, der er mødelederen, men vi er ikke altid skarpe på at aftale det. Andre gange tænker vi, at vi jo bare er kolleger, og så skal jeg da ikke tage en mødeledelsesrolle på mig.

På mange møder er der en eller flere ledere/chefer/direktører til stede. Og så kan vi have en tendens til at tage for givet, at den med de fleste stjerner på skulderen også har taktstokken. Og de er som regel med på, at de har vigtige input og i sidste ende kan skære igennem. Men der er meget mere i det med taktstokken end magten.

 

Taktstokken er meget andet end magt

Hvad betyder det egentlig at svinge taktstokken på et møde? I min optik handler det ganske enkelt om:

FØR mødet – At have tænkt mødet igennem:

• Hvad er formålet med mødet
• Hvilke resultater skal vi nå
• Hvem skal være tilstede for at vi kan gøre det
• Hvordan afvikler vi helt konkret mødet for at opnå de ønskede og de bedste resultater mest effektivt
• Få taget de relevante mennesker i ed, hvis det er nødvendigt for at de kan udfylde deres rolle på mødet
• Selvfølgelig skal der også sendes mødeindkaldelser og dagsorden ud og andet af mere praktisk karakter, men det giver som regel sig selv

UNDER mødet – At svinge taktstokken:

• Sørge for at de enkelte mødedeltagere kommer på banen på de rigtige tidspunkter med det relevante input
• Styre dialogen på mødet, så vi når i mål med de bedst mulige resultater på den mest effektive måde. Herunder at holde fokus i dialogen og afbryde, når vi fortaber os i en detalje eller andet mindre relevant
• Tage vare på, at vi bruger vores tid klogt
• Have fokus på energi, dynamik og samspillet mellem menneskene på mødet
• Samle op på konklusioner osv. undervejs og til sidst

EFTER mødet:

• At sørge for, at de centrale elementer fra mødet bliver fastholdt. Herunder også at følge op med personer, som måske ikke var tilstede på mødet, men som skal tages i ed
• Der skal selvfølgelig også sendes referat ud, hvis det forventes

Som du måske kan se af ovenstående, har taktstokken for mig derfor ikke noget med magt og hvem-bestemmer-mest at gøre. Selve beslutningsmandatet følger som regel stjernerne på skulderen, og det er noget andet. Som Ib Ravn siger det her om god mødeledelse: ”Det er lige som en wonderbra, der støtter og former”: YouTube

 

Vær tydelig om taktstokkens placering

Det er vigtigt, at vi altid er skarpe på, hvem af os, der på det enkelte møde har opgaven med at holde os på sporet og gribe ind, når vi bliver ineffektive? Hvem har tænkt i mødets forløb, procesmetoder, prioritering af temaer og hvilke konkrete resultater, vi jagter?

Når jeg taler om mødeledelse og facilitering rundt omkring i organisationer, møder jeg ofte en erkendelse i retning af:

 ”AHA! Vi skal da fremover sørge for, at vi altid har udnævnt en mødeleder/facilitator på alle vores møder”. Så går jeg glad ud ad døren, fordi jeg er lykkedes med at skabe en vigtig erkendelse.

Når taktstokken er tydeligt placeret hos en dygtig mødeleder, sker der det, at alle deltagere (uanset antallet af stjerner på skulderen) får mulighed for at udfolde sig og bringe sin viden og faglighed ind i konstruktivt samspil med de andre deltagere.

Se, det er en smuk symfoni: Lyngby-Taarbæk Symfoniorkester (LTSO) spiller Lumbye: Champagnegalop – YouTube