Du kan med ganske få, men ret effektfulde, greb skrue på måden, hvorpå du som projektleder oversætter det gode projektlederskab til en virtuel udgave. Vi har taget en snak med tre dygtige projektledere, der det seneste år på godt og ondt har høstet erfaringer med at lede deres projekter virtuelt – og så har vi koblet det med egne erfaringer som underviser og rådgiver. Få vores vigtigste erfaringer og gode råd – og skriv dem bag øret sammen med dine egne. Så er du klar til fremtiden, som byder på meget mere virtuel ledelse som en del af hverdagen.
Artiklen blev udgivet hos Dansk Projektledelse i april 2021
’Der er stor forskel på, hvor man er i projektet – og jeg har prøvet at være i begge ender. Altså både at starte et projekt op virtuelt – og køre et i mål, som var startet op ’normalt’.’ Sådan starter Jakob Olsen, seniorprojektleder hos SDC, sin fortælling, da jeg spørger ind til hans erfaringer med at bedrive virtuel projektledelse. Og der er ingen tvivl om, at anbefalingen fra alle projektlederne er, at hvis du på nogen måde har mulighed for det, vil de på det kraftigste anbefale en opstart (kick off, opstarts-seminar eller lignende), hvor du på en eller anden måde mødes fysisk med de vigtigste projektdeltagere. Også selvom det måske kræver diverse krumspring, dispensationer eller indflyvning af et par deltagere.
Det er så meget lettere at lære hinanden at kende og fornemme kemi samt de små nuancer (en tøven, humor, panderynken eller et tomt blik), når vi er fysisk sammen – vi får på en måde det fulde billede. Sisse Emilie Mejsner, projektleder og teamleder hos Amgros, mener dog heldigvis, at vi også virtuelt er blevet bedre til det på det sidste år.
Det tager bare lidt længere tid at lære hinanden at kende rigtigt, når vi kun mødes virtuelt.
– Sisse Emilie Mejsner
Har du ikke muligheden for et fysisk opstarts- møde og er nødsaget til at holde det virtuelt, er vi heldigvis nu – et år efter første nedlukning – klædt bedre på til at kompensere for de elementer, det fysiske møde hjælper os med ift. at bygge tillid og lære hinanden at kende. Det kommer vi tilbage til i nogle af de kommende afsnit.
Facilitering af møder er en stor del af jobbet som projektleder. Og den del er ikke blevet mindre ifm. et større virtuelt samarbejde – tværtimod. Oplevelsen hos rigtig mange har været, at mange møder er blevet kortere og mere effektive – og at man derfor har mere tid til alt det andet arbejde. Men samtidig har mange projektledere erfaret, at forberedelsen af møderne nu også kræver mere. Du kan ikke som før hurtigt prikke tre på skulderen og spørge, om I lige kan mødes ved whiteboardet om ti minutter. Det kræver noget andet virtuelt – og det kræver i særdeleshed noget mere, når vi skal forberede en 2-timers workshop med 10-15 deltagere, hvor der både skal idégenereres, planlægges og træffes beslutninger. Som Louise Honoré Pryn, projektleder og it-udviklingschef i Boligkontoret Danmark, siger: ’Der kræves mere forberedelse for at skabe samme værdi som til de fysiske møder. Og den tid kan være svær at finde. Men ikke at skabe værdi af et møde – det generer mig’. Louise fortæller endvidere, at det jo ikke er den præsentation, hun evt. skal bruge på mødet, der tager mest tid at lave. Det er mere at tænke hele mødet igennem og sætte tid på, hvor lang tid hvert enkelt programpunkt forventes at tage – og hvordan hun forestiller sig hvert punkt skal forløbe samt hvad der skal forberedes til det. Det kunne eksempelvis være, at hun undervejs i mødet ønsker input fra mødedeltagerne til risikoanalysen – og derfor skal have forberedt, hvordan hun virtuelt vil lade dem skrive på post-its og sætte dem på et whiteboard i Miro med en matrice (forberedt inden mødet). Måske skal de lave dem i grupper, hvorfor hun inden selve mødet har fordelt folk i grupper – og på selve mødet skal have sendt dem ud i break out rooms. Der er masser af ting, der nemt og hurtigt kan sættes i gang i det fysiske rum, som simpelthen skal gennemtænkes mere inden, når vi taler virtuel ledelse.
En udbredt misforståelse er ofte, at vi som projektledere bruger en stor del af vores forberedelsestid på at lave indhold til mødet (PP-slides med revideret plan, diverse info fra ledelsen/leverandøren etc.). Men du skal som nævnt ovenfor under forberedelsen i højere grad tænke på, hvordan og hvornår du kan involvere og engagere deltagerne undervejs – eksempelvis via chat, whiteboard, break out rooms eller blot ved at invitere dem ind og sige noget eller stå for et oplæg. Jakob fortæller, at han i starten af nedlukningen tog meget af teten og fyldte meget på mødet, men at han har taget ved lære ’så nu står jeg mere for rammerne og lader dem snakke’. Samtidig handler det meget om at stille de gode spørgsmål. Der er sikkert andre end Jakob, der har prøvet at få en larmende tavshed til svar, når de har spurgt: ’Hvad tænker I om det?’. Måske kunne vi gøre spørgsmålene og dialogen mere konkret – og på den måde gøre det sværere for deltagerne ikke at bidrage – ved eksempelvis at spørge: ‘Hvad kan få det her til at gå galt?’ eller ’Hvem kommer vi til at genere med det her?’ Og vi bliver også nødt til at instruere tydeligere i, hvordan det skal foregå. Eksempelvis ved at sige, at alle skal skrive minimum tre input og at det skal foregå i chatten (eller på post-it på et virtuelt whiteboard). Rammesæt og vær tydelig om forventningerne – til hvert eneste programpunkt!
Louise har god erfaring med at have telefonisk kontakt med sine projektdeltagere mellem møderne. Hun ringer ofte til dem bare for at få en snak og fornemme, hvordan det går. I sådan en samtale kommer der også andre ting frem end på møderne. Samtidigt har hun muligheden for at følge op på fremdriften, da man jo i virtuelle samarbejder ikke på samme måde mødes tilfældigt i kantinen – og lige kan stikke en finger i jorden ift. hvor langt Bente er med det, hun skal have færdigt på fredag. Jakob nævner også, at han inden møderne ofte lige har telefonisk kontakt til en eller flere med henblik på klæde dem på eller forberede dem på noget. En aktivitet han normalt ville klare ved lige at stikke hovedet forbi deres plads på kontoret, men som skal klares på anden vis i de virtuelle samarbejder. God interessenthåndtering kan klares på mange måder. ’Og så snart man har mødt hinanden fysisk, så er det nogle andre telefoniske samtaler. Så er det nemmere at tage en personlig dialog til indledning’, supplerer Sisse. Større fokus på det relationelle ’Prioriter det relationelle højt’, er det første Sisse siger, da jeg spørger hende hvilke gode råd, hun vil give ift. at bedrive god virtuel projektledelse. Og de to andre projektledere er enige.
Det sociale bør nok fylde noget mere – det vil jeg helt sikkert vægte mere fremover
– Jakob Olsen
Louise stemmer i. Hun har gjort en del ud af at det sociale – bl.a. i form af at fokusere lidt på small talk i starten af møderne og eksempelvis også at fejre fødselsdag hos en af projektdeltagerne, hvor hun inden mødet havde bedt de andre om at medbringe flag til Teams-mødet,
så de kunne hygge sig lidt. ’Man bliver nødt til at gøre noget aktivt for at modvirke det kolde, effektive og mekaniske præg, de virtuelle møder ofte har’ siger hun.
’Jeg tror godt, vi kan arbejde mere virtuelt’, sige Sisse ’men vi bliver nødt til at mødes fysisk ind imellem. Vi har brug for at connecte og fornemme hinanden. Og har vi alligevel ikke muligheden for det – hvis vi eksempelvis sidder meget langt fra hinanden – er vi heldigvis det sidste år blevet bedre til at styrke det sociale på en virtuel måde. Men det kræver, at man har opmærksomhed på det og prioriterer det’.
Alle tre projektledere nævner, at potentielle konflikter desværre har bedre kår for at udvikles under det virtuelle samarbejde. Dels fordi kommunikationen på Teams, Zoom, Skype eller andet er meget fattigere end den i det fysiske rum, hvor vi bedre kan opfange de små signaler, reagere intuitivt på hinanden og bygge videre på andres gode idéer – eller opfange en mislyd. Adfærdsfilosof og læge, Laust Lauridsen beskriver i en artikel fra firmaet Good Company de to typer af møder som værende henholdsvis varme og kolde. Han kalder de fysiske møder for ’varme møder’ og henviser til mængden af hormonerne oxytocin og dopamin, der kan frigives hos os og hjælpe mødet konstruktivt på vej – fordi de gør os i stand til bedre at fornemme hinanden, opbygge tillid og derfor har vi lettere ved at løse mere komplekse problemstillinger. Det er bl.a. manglen på disse hormoner i det virtuelle, der kan gøre det sværere at skabe en samhørighedsfølelse eller fællesskabsfølelse om projektet – og i stedet gør det os til ’Zoom-zombies’, der sidder og kigger tomt ind i skærmen og er dødtrætte sidst på dagen, fordi vi ingen næring får fra andres nærhed.
Projektlederne synes af samme årsag som ovenfor, at det virtuelt er vanskeligere at komme med kritik og håndtere konflikter, fordi de har sværere ved at opfange, hvordan modtageren reagerer – og fordi tingene indimellem bliver meget sort/hvide og kontante, når det primært er det talte ord, der fylder – og kropssprog og intonation ikke kan bidrage til og være en væsentlig del af samtalen. ’Der er risiko for, at tingene hurtigt kan spidse til på en dårlig virtuel forbindelse, hvor man ikke kender samarbejdspartneren eller har mødt hinanden fysisk før. I starten af nedlukningen havde vi alle kortere lunte og blev hurtigere irriteret på hinanden. Det var en ny måde at arbejde på, som ingen af os var vant til. I dag er situationen en anden. Og når man så endelig mødes fysisk med en ny samarbejdspartner, fornemmer man pludselig en større forståelse for den anden hos sig selv, fordi man meget bedre kan fornemme alt det ’rundt om’ de sagte ord’, siger Sisse.
Naturligvis spiller teknikken og værktøjerne også en rolle ift. hvilke muligheder du har som projektleder. Alle har formentlig prøvet at være udfordret af ustabil netforbindelse hos sig selv eller andre – medvirkende til lack, manglende brug af video eller udfordringer ifm. deling af dokumenter. Og der er uden tvivl også forskel på kun at have adgang til at bruge Skype – eller have mulighed for brug af mødeværktøjer med flere involveringsmuligheder i kombination med eksempelvis Miro, Slack eller andre.Som projektleder er det derfor en god idé at spørge andre projektledere, hvilke erfaringer de har – og derefter afprøve og eksperimentere lidt med, hvilke værktøjer, der bedst kan understøtte og hjælpe dig ift. den situation, du og dine projektdeltagere står i.
Vi er uden tvivl meget bedre rustet nu end for et år siden ift. at arbejde sammen virtuelt (selvom et fåtal af os også havde erfaringer med det flere år inden pandemien ramte os). Men vi har i fællesskab taget et ryk på bare ét år, som vi – uden pandemien og hjemsendelserne som brændende platform – formentlig ellers havde brugt fem-ti år på. Vi har erfaret, hvor meget der faktisk kan lade sig gøre – og hvad der er svært. Så det gælder om at udnytte den fleksibilitet og de muligheder, det virtuelle samarbejde kan give os, samtidig med at vi kombinerer det med det fysiske møde i de tilfælde, hvor det giver noget ekstra og gør en forskel. På den måde vil meget bevidste og aktive valg om møde- og samarbejdsformer fremover være et væsentligt parameter for både at øge trivslen, spare tid, højne effektiviteten og skabe mest mulig værdi i projekterne.
Vi spiller kort for at blive klogere på hinanden 
Opfølgning på trivselsmålingen - nu igen.... 
Har du brug for at kunne tale projektsproget og samtidig lære konkrete værktøjer til at få styr på dine projekter og større opgaver? Så er dette 2 dags kursus indeholdende en individuel opfølgningsseance med underviseren kort tid efter kurset formentlig noget for dig.
Læs mere om kursetDu er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål, ønsker et samarbejde eller hvis du vil høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed.
Ring på: +45 2226 3238